Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken als je deze website bezoekt, je aanmeldt voor de werkconferentie, op de hoogte gehouden wilt worden of een sessie indient. Je leest ook waarom we dat doen, hoe lang we de gegevens bewaren en welke rechten je hebt. We verwerken niet meer gegevens dan nodig, en we verkopen ze nooit.

Algemeen

De werkconferentie Collectieve verantwoordelijkheid in het onderwijs wordt georganiseerd door de Hogeschool van Amsterdam (lectoraat Leren en Innoveren), het Kenniscentrum Leren Organiseren, Ontwikkelkracht (Groeikracht en De Transformatieve School) en de VO-raad (Voortgezet Leren).

researchED Nederland BV beheert deze website en verzorgt als organiserend partner de aanmeldingen. researchED Nederland BV is gevestigd aan de Snekerweg 3, 8701 PZ Bolsward, en is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in deze verklaring: de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor vragen over je gegevens, en om je rechten uit te oefenen, mail je naar [email protected].

Welke gegevens verwerken we?

Als je je aanmeldt voor de werkconferentie:

je naam en e-mailadres;
je rol, zoals bestuur, schoolleiding of onderwijzend personeel;
de onderwijsvorm: primair of voortgezet onderwijs;
de naam van je school met de locatie of vestiging, van je schoolbestuur met de deelnemende scholen, of van je organisatie, en de plaatsnaam;
of jij of je school vorig jaar ook deelnam;
de namen van collega’s met wie je komt, als je die opgeeft. Laat het die collega’s dan weten, en wijs ze op deze verklaring;
of je blijft voor het buffet, en eventuele dieetwensen;
wat je invult bij vragen of opmerkingen;
dat je toestemming hebt gegeven, en wanneer;
je antwoorden op eventuele andere vragen die in het formulier staan.

Als je op de hoogte gehouden wilt worden: je naam, je e-mailadres, de naam van je school of schoolbestuur, of je vorig jaar deelnam, en dat je toestemming hebt gegeven, en wanneer.

Als je een sessie indient: de titel en de omschrijving van de sessie, voor wie de sessie bedoeld is en je wensen, en van elke spreker de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de functie, de school of organisatie en eventuele dieetwensen. Vul je de gegevens van een medespreker in? Laat het die persoon dan weten, en wijs op deze verklaring. Dieetwensen van een medespreker vul je alleen in als die daarmee instemt.

Als je deze website bezoekt: technische gegevens die nodig zijn om de website af te leveren: je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en je browsertype. In de logbestanden van onze eigen server staat het adres van Cloudflare, dat de website aflevert, en niet het jouwe. Verstuur je een formulier, dan houdt de site een teller bij om misbruik te beperken (niet meer dan zoveel keer per minuut vanaf hetzelfde adres). Die teller slaat je IP-adres niet op, maar een versleutelde code die er niet naar is terug te rekenen, en verdwijnt binnen een dag.

Als je een enquête invult: alleen je antwoorden en de dag waarop je ze gaf. Zie hieronder bij Enquêtes.

Als je ons mailt: je e-mailadres, je naam en de inhoud van je bericht.

Gegevens over gezondheid of geloof

Dieetwensen, zoals halal, glutenvrij of lactosevrij, kunnen iets zeggen over je gezondheid of je geloofsovertuiging. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Je bent nooit verplicht ze op te geven. Doe je dat wel, dan gebruiken we ze alleen om het eten op de werkconferentie goed te regelen, en delen we alleen wat daarvoor nodig is met de locatie en de cateraar.

Waarvoor gebruiken we je gegevens?

om je aanmelding te registreren en de werkconferentie te organiseren, met het buffet en de dieetwensen;
om de aanmeldingen van één school of schoolbestuur bij elkaar te houden: we verwachten minimaal drie deelnemers per school(bestuur);
om je een bevestiging van je aanmelding te mailen, en in aanloop naar de werkconferentie praktische informatie;
om je te mailen wanneer het programma bekend is, als je op de hoogte gehouden wilt worden;
om sessievoorstellen te beoordelen, het programma samen te stellen en met de sprekers af te stemmen. Het telefoonnummer van een spreker gebruiken we alleen bij spoedgevallen;
om je na afloop in een anonieme enquête naar je mening te vragen;
om je vragen of je afmelding te behandelen;
om deze website veilig en bereikbaar te houden.

We gebruiken je gegevens niet voor andere doeleinden, niet voor marketing en niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Op welke grondslag?

Voor je aanmelding, en als je op de hoogte gehouden wilt worden, verwerken we je gegevens op basis van je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG), die je geeft in het formulier. Dieetwensen zijn nooit verplicht; we verwerken ze alleen omdat je ze zelf opgeeft, voor jezelf of met instemming van een medespreker. Dat geldt als uitdrukkelijke toestemming (artikel 9, lid 2, onder a AVG), en die kun je altijd intrekken.

Sessievoorstellen, de technische gegevens van websitebezoek en je e-mails aan ons verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG): een programma samenstellen met de mensen die eraan willen bijdragen, een veilige, werkende website, en het beantwoorden van je vragen.

Je kunt je toestemming altijd intrekken door te mailen naar [email protected]. Dat geldt dan voor de toekomst; wat we daarvoor al rechtmatig verwerkten, blijft rechtmatig.

Met wie delen we je gegevens?

De organiserende partners kunnen zien wie zich heeft aangemeld: je naam, je rol, je school of organisatie, de onderwijsvorm en de datum van je aanmelding. Je e-mailadres, je dieetwensen en je opmerkingen zien ze niet. Dat overzicht staat achter één wachtwoord dat we met de partners delen. Na afloop zien ze daar ook de uitkomsten van de enquêtes, met de open antwoorden zoals ze zijn ingevuld. Sessievoorstellen bespreken we met hen om het programma samen te stellen, en ze staan ook in dat overzicht: de titel en de omschrijving, voor wie de sessie bedoeld is, en van elke spreker de naam, de functie en de school of organisatie. Het e-mailadres, het telefoonnummer en de dieetwensen van de sprekers, en de wensen die je ons doorgeeft, zien ze niet.

Verder delen we je gegevens alleen met partijen die ons helpen de werkconferentie en deze website te laten werken. Zij verwerken de gegevens in onze opdracht, alleen voor de doelen hierboven, en we hebben met hen afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding:

DigitalOcean: de hosting van deze website en van wat je in de formulieren invult, in een datacenter in Amsterdam;
Cloudflare: het veilig en snel afleveren van deze website, waarbij je IP-adres wordt verwerkt;
Mailgun: het versturen van e-mails vanaf deze website, via servers in de Europese Unie. Mailgun bewaart een logboek van verzonden e-mails voor een beperkte tijd. Een adres waarop een e-mail niet kon worden bezorgd, zet Mailgun op een lijst om er niet opnieuw heen te mailen; als we je gegevens verwijderen, halen we je adres ook van die lijst;
Microsoft (Microsoft 365): het ontvangen en beantwoorden van e-mail aan [email protected];
de locatie en de cateraar van de werkconferentie: alleen wat nodig is voor het buffet en de dieetwensen.

We geven je gegevens niet aan anderen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Gegevens buiten de Europese Unie

We bewaren je gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige van de partijen hierboven zijn onderdeel van een bedrijf buiten de EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Als je gegevens daardoor buiten de EER terechtkomen, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Aanmeldingen, de gegevens van wie op de hoogte gehouden wil worden en sessievoorstellen, met de dieetwensen: uiterlijk 2 maanden na de werkconferentie. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
Reservekopieën: onze server maakt elke nacht een reservekopie van de database, en ook vlak voor een update van de website. Die worden na 14 dagen verwijderd. Daarnaast maakt DigitalOcean elke week een reservekopie van de hele server, die ongeveer 4 weken bewaard blijft. Een verwijderd gegeven kan dus nog zo lang in een reservekopie staan; die gebruiken we alleen om de website te herstellen na een storing.
Technische logbestanden van de webserver en foutmeldingen van de website: 14 dagen. In foutmeldingen staat niet wat je in een formulier invulde.
Een e-mail die we door een storing niet konden versturen: uiterlijk 30 dagen.
Antwoorden op een anonieme enquête zijn niet aan jou te koppelen. Zet je in een open antwoord zelf gegevens die naar jou wijzen, dan staan die er wel in. We bewaren de antwoorden zolang we ze nodig hebben om de werkconferentie te evalueren.
E-mails aan [email protected]: zolang dat nodig is om je vraag af te handelen.

Enquêtes

Na de werkconferentie vragen we je soms om een korte enquête in te vullen. Die enquêtes zijn anoniem. Bij je antwoorden slaan we niet op wie je bent: geen naam, geen e-mailadres, geen IP-adres en geen browser. We bewaren alleen de dag waarop je de enquête invulde, niet het tijdstip, zodat je antwoorden ook niet via een logbestand aan jou te koppelen zijn. Dat staat ook boven elke vragenlijst.

Cookies

Deze website gebruikt geen analyse- of advertentiediensten, en de informatiepagina’s plaatsen geen cookies. Alleen op pagina’s met een formulier (de startpagina met het aanmeldformulier, op de hoogte blijven, een sessie indienen, de enquêtes en het overzicht voor de partners) plaatst de site twee functionele cookies: één die je sessie bijhoudt en één die voorkomt dat een andere website namens jou het formulier verstuurt. Die zijn nodig om het formulier veilig te laten werken, bevatten geen gegevens over jou en verlopen na twee uur.

De lettertypen op deze site staan op onze eigen server, zodat je bezoek niet wordt doorgegeven aan bijvoorbeeld Google.

Foto’s en video’s

Tijdens de werkconferentie kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Die maken en publiceren we op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG), om een indruk van de werkconferentie te kunnen geven. Een close-up van jou publiceren we alleen met je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG). Die toestemming kun je altijd intrekken door te mailen naar [email protected].

Websites van anderen

Deze website linkt soms naar websites van anderen, zoals die van de organiserende partners. Voor hoe die websites met je gegevens omgaan, zijn wij niet verantwoordelijk. Lees daarvoor hun eigen privacyverklaring.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. De verbinding met deze website is versleuteld (https), de toegang tot de gegevens is beperkt tot de mensen die ze voor de organisatie nodig hebben, het beheer vraagt een tweede inlogstap, het overzicht voor de partners een eigen sterk wachtwoord, en onze dienstverleners zijn gebonden aan beveiligingsafspraken. Denk je dat er iets mis is met de beveiliging van je gegevens? Mail dan meteen naar [email protected].

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
je gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
je toestemming in te trekken.

Stuur je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat je in het formulier hebt opgegeven.

Vragen of klachten

Heb je vragen, of ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Mail dan naar [email protected], dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we met een nieuwe dienstverlener gaan werken. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.